Obowiązki pracodawcy

2017-02-22 Jeżeli planujesz zatrudnić pracowników, musisz zastanowić się nad formą umowy. Z niej wynikają obowiązki pracodawcy.

Jaką umowę wybrać przy zatrudnieniu?

Do wyboru mamy poniższe rodzaje umów między pracodawcą a pracobiorcą.

Umowy o pracę:

• na czas nieokreślony, określony, próbny, na zastępstwo.

Umowy cywilnoprawne:

• umowa zlecenie,
• umowa o dzieło.

Przepisy, które obowiązują pracodawcę wynikają głównie z Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kodeks pracy opisuje zagadnienia związane z czasem pracy, wynagrodzeniem i urlopami. Reguluje on także w podstawowym zakresie kwestie dotyczące ochrony zdrowia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązki pracodawcy:

- zgłoszenie pracownika do ZUS w terminie do siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgłoszenie pracodawcy dotyczące zatrudnionego pracownika na druku ZUA obejmuje:

• ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe),
• ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

- ewidencjonowanie, rozliczanie i terminowe wypłacanie wynagrodzenia.

- comiesięczne naliczanie i odprowadzanie podatku od dochodów pracowników.

- wysłanie na koszt firmy pracownika na badania u lekarza medycyny pracy. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy.

- przeszkolenie pracownika z zakresu BHP. Pracownik przed dopuszczeniem do pracy musi odbyć wstępne (i opcjonalnie stanowiskowe) szkolenie z zakresu BHP.

- zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

- zapewnianie pracownikowi w zakładzie pracy nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego.

- organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy.

- ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

- przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji w zatrudnieniu.

- i najważniejsze - szanowanie godności i innych dóbr osobistych pracownika.

Formalności związane z zatrudnieniem pracownika:

• dokumenty do akt osobowych (uzupełniony i podpisany kwestionariusz osobowy pracownika, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców).
• umowa o pracę podpisana między pracodawcą a pracownikiem.
• PIT-2 (czyli oświadczenie składane przez pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy). UWAGA - od 2017 jest nowy druk PIT-2.
• szkolenie pracownika z zakresu BHP - oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy.
• aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy - na koszt pracodawcy.
• wyrażenie zgody przez pracownika na przetwarzanie danych osobowych.
• potwierdzenie zapoznania się z informacją na temat równego traktowania kobiet i mężczyzn.
• potwierdzenie powierzenia pracownikowi mienia (np. auta lub laptopa).

Ponadto pracownik, który jest rodzicem (matką lub ojcem) lub opiekunem dziecka powinien pisemnie poinformować pracodawcę o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z przywilejów związanych ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem.

Pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ZUS w terminie do siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy na druku ZUA.

Formalności związane ze zwalnianiem pracowników

Kodeks pracy przewiduje pięć podstawowych trybów rozwiązania stosunku pracy:

1. na mocy porozumienia stron,

2. przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),

3. przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),

4. z upływem czasu, na który była zawarta,

5. z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

Gdy umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem przez pracodawcę, pracownikowi przysługują pełnopłatne dni wolne na poszukiwanie pracy, odpowiednio:

• 2 dni robocze, gdy okres wypowiedzenia wynosi dwa tygodnie lub miesiąc,
• 3 dni robocze, gdy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.

Kolejno pracodawca nie powinien zapominać o wzajemnym rozliczeniu się z pracownikiem z powierzonego mienia rzeczowego.

Obowiązki pracodawcy przy zwalnianiu pracownika:

- niezwłoczne wydanie pracownikowi świadectwa pracy.

- wyrejestrowanie zwalnianego pracownika z ZUS na druku ZWUA.

- wypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem, pracownik może wykorzystać przysługujący mu urlop w okresie wypowiedzenia. Pracodawca może udzielić urlop w okresie wypowiedzenia bez zgody pracownika.

Widzimy zatem, że zarówno zatrudnienie pracownika, jak i jego zwolnienie powoduje u pracodawcy obowiązek wypełnienia szeregu formalności. Musi on również dokonać wyboru związanego z charakterem umowy na jaką pracownik zostanie zatrudniony. Nie zawsze należy się przy tym kierować oszczędnościami, jakie przynoszą m.in. umowy cywilnoprawne. Pracodawca powinien pamiętać, że zapewnienie poczucia bezpieczeństwa pracownikom wpływa na ich stosunek do pracy, a także powoduje większe poczucie przywiązania do firmy.