Samochód w firmie

2017-03-30 Przedsiębiorca może na kilka sposobów rozliczyć koszty zakupu i użytkowania samochodu w firmie.

1. Samochód jako środek trwały firmy

jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych i stanowi środek trwały.

Przyjęty do używania środek trwały należy wycenić, tj. ustalić jego wartość początkową. Najczęściej stanowi ją cena nabycia.

Gdy przedsiębiorca kupuje auto do firmy, na fakturze muszą być dane firmy. Do ceny samochodu należy doliczyć koszty związane z zakupem np. koszty transportu. W przypadku importu cena nabycia obejmuje także cło i podatek akcyzowy.

Aby wprowadzić swój prywatny samochód na potrzeby prowadzonej działalności, należy spisać oświadczenie przekazania samochodu do celów wyłącznie służbowych.

„Oświadczam, że w dniu ……………….. przekazałem na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy marki ……………. o nr rej ………., rocznik ….. r., poj. silnika ……….., przebieg pojazdu ………. km. Wartość początkowa samochodu wynosi ……… zł, ustalona została w oparciu o fakturę VAT/ umowę kupna-sprzedaży nr …………… z dnia …………. .”

podpis

Oświadczenie z załącznikami:

- kserokopią dowodu rejestracyjnego i

- kserokopią umowy kupna samochodu (jeśli zakupiony był od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) lub fakturą zakupu (jeśli zakupiono od osoby prowadzącej działalność)

należy przekazać do księgowości.

Auto jako środek trwały w kosztach firmy

Co miesiąc dokonuje się odpisu amortyzacyjnego, który wpływa na zmniejszenie podatku dochodowego.

Samochody najczęściej amortyzuje się metodą liniową. Zgodnie z założeniami tej metody środek trwały zużywa się równomiernie w ciągu całego okresu użytkowania. Amortyzację rozpoczynamy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód wprowadzono do ewidencji środków trwałych. Z wykazu stawek amortyzacyjnych wynika, że dla nowych samochodów osobowych sklasyfikowanych pod numerem KŚT 741 podstawowa roczna stawka amortyzacyjna wynosi 20%, co oznacza, że samochód będzie amortyzowany przez 5 lat.

Samochód używany (który był użytkowany przez minimum 6 miesięcy przez poprzedniego właściciela) przedsiębiorca może amortyzować o połowę krócej, czyli przez 2,5 roku po stawce 40% w skali roku.

Istnieje limit wartości amortyzacji auta osobowego. Jest to 20.000 EURO, przeliczone na złotówki według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania. Czyli gdy podatnik zakupił auto za 90000 zł a wartość 20000 euro w przeliczeniu na złotówki wynosi 86152 (po kursie 4,3076) to kosztem nie będzie nadwyżka 3848 zł. Amortyzację 20% rocznie należy wyliczyć od kwoty 86152 zł.

Podatek VAT od auta na środkach trwałych

Firmy odliczają tylko połowę VATu naliczonego od zakupu auta osobowego i od wydatków na użytkowanie. Jeśli przedsiębiorca złoży do urzędu skarbowego druk VAT-26 i prowadzi ewidencję, że samochód jest używany wyłącznie w działalności może odliczyć cały VAT. Wymóg ewidencji sprawia dużo problemów podatnikom. Wielu z nich rezygnuje z pełnego odliczenia VAT, gdyż nie jest w stanie podołać dokumentacyjnym obowiązkom.

Podatek dochodowy od auta na środkach trwałych

Przedsiębiorca zmniejsza podatek dochodowy nie tylko przez amortyzację, ale również przez nakłady na eksploatację (paliwo, remonty, wymianę opon, przeglądy i ubezpieczenie). Minister finansów zmienił ostatnio stare, niekorzystne dla przedsiębiorców interpretacje, potwierdzając, że auto można rozliczać w całości w kosztach, nawet gdy jest czasami wykorzystywane w celach prywatnych. Jednak szykują się zmiany.

Zmiany w rozliczeniach samochodów mają wejść w życie 1 czerwca 2017 r.

Przedsiębiorca, który będzie chciał odliczać od przychodu wszystkie wydatki na osobowe auto, będzie musiał prowadzić szczegółową ewidencję jego przejazdów. Ci, którzy nie udowodnią, że wykorzystują samochód tylko do działalności, zaliczą do kosztów tylko połowę wydatków. Propozycja ograniczenia wydatków rozliczanych w kosztach jest więc niekorzystna dla przedsiębiorców.

Sprzedaż samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy

stanowi przychód firmy. Jest klasyfikowana jako "pozostałe przychody". A to oznacza, że podatnik będzie musiał zapłacić z tego tytułu podatek. Z uwagi na to, że podatek płacony jest od dochodu, to od przychodu można odjąć koszty. Kosztem w tym przypadku będzie niezamortyzowana wartość samochodu. Jeżeli auto było amortyzowane stawką 20% w skali roku i zostało sprzedane np. po 2 latach użytkowania samochodu, to do kosztów w momencie sprzedaży podatnik zaliczy 3/5 wartości początkowej auta.

Jeśli podatnik sprzedaje samochód w pełni zamortyzowany, nie ma już kosztów do odliczenia. W okresie amortyzacji wykorzystał w kosztach odpisy amortyzacyjne. W związku z tym podatek będzie płacony od faktycznej ceny sprzedaży.

Sprzedaż samochodu firmowego musi być opodatkowana VAT. Czyli przy sprzedaży auta przedsiębiorca wystawia fakturę z 23% podatkiem VAT.

Wycofanie auta z działalności gospodarczej na potrzeby własne

nie będzie źródłem przychodu dopóki podatnik nie zechce go sprzedać przed upływem 6 lat od wycofania go z działalności. Sprzedaż wycofanego samochodu będzie rozliczana jako przychód z działalności gospodarczej, nawet jeśli działalność będzie już zamknięta.

W sytuacji gdy podatnik dokona sprzedaży samochodu osobowego wycofanego na cele prywatne przed upływem 6 lat, wówczas w chwili sprzedaży jego niezamortyzowana wartość początkowej będzie mogła stanowić koszt podatkowy.

Przedsiębiorca jednak musi się rozliczyć z podatku VAT.

Gdy przedsiębiorca przy nabyciu samochodu osobowego miał prawo do częściowego lub pełnego odliczenia VAT, w chwili jego wycofania zobligowany jest do opodatkowania tego zdarzenia podatkiem VAT.

Gdy przedsiębiorca nie odliczył podatku VAT przy nabyciu pojazdu, wówczas nie będzie zobligowany do opodatkowania VATem wycofanego samochodu osobowego.

Darowizna samochodu firmowego

jest świadczeniem nieodpłatnym więc nie rodzi przychodu po stronie darczyńcy, czyli przedsiębiorcy. Podatek może pojawić się po stronie obdarowanego. Nie będzie to jednak podatek dochodowy tylko podatek od spadków i darowizn.

Zwolniona z opodatkowania jest darowizna dla małżonka, dzieci, rodziców, pasierba, rodzeństwa, ojczyma i macochy, jeżeli zgłoszą oni nabycie samochodu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 6 miesięcy. Zgłoszenia nie trzeba dokonywać jeśli wartość samochodu łącznie z innymi darowiznami otrzymanymi od tej samej osoby w ciągu ostatnich 5 lat nie przekracza kwoty 9637zł lub gdy umowa darowizny zawierana jest w formie aktu notarialnego.

2. Samochód używany w firmie będący prywatną własnością przedsiębiorcy

Koszty użytkowania takiego auta oblicza się w ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówce). Aby wydatki związane z eksploatacją samochodu (np. zakupy części samochodowych, ubezpieczenie, paliwo) mogły być zaliczane do kosztów, konieczne jest prowadzenie takiej ewidencji jazdy na potrzeby firmowe.

Kilometrówka powinna być wypełniana dla każdego miesiąca oddzielnie. Wydatki zaliczane do kosztów podatkowych ogranicza limit, czyli iloczyn stawki 0,8358 zł za 1 km oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów.

Gdy kwota poniesionych wydatków na eksploatację samochodu jest wyższa niż wynikająca z kilometrówki, kosztem uzyskania przychodów będzie kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu i księgowana w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego wykazu poniesionych wydatków a wielkością wynikającą z kilometrówki podlega rozliczeniu w następnym miesiącu.

3. Samochód zakupiony w leasingu operacyjnym

nie jest amortyzowany, gdyż do czasu wykupu stanowi własność leasingodawcy. Przedsiębiorca na podstawie umowy leasingowej płaci ratę leasingową, która jest zawarta w formie wystawionej faktury i zawiera VAT.

Gdy auto będzie używane też na cele prywatne, to można odliczyć 50% podatku VAT od każdej faktury.

Aby skorzystać z 100% odliczenia VAT-u należy bardzo skrupulatnie prowadzić kilometrówkę i złożyć deklarację VAT-26 do Urzędu Skarbowego. Fiskus ma prawo skontrolować rzetelność prowadzonej kilometrówki ze stanem licznika samochodu. Jeżeli kilometrówka nie będzie prowadzona „na bieżąco” Urząd Skarbowy może zakwestionować pełne 100% odliczenie VAT od rat leasingowych.

4. Samochód zakupiony w leasingu finansowym lub w kredycie

stanowi własność przedsiębiorcy i może być amortyzowany. Co miesiąc odsetki również stanowią koszt uzyskania przychodu.

Podatek VAT jest rozliczany albo w 50% od auta użytkowanego też na potrzeby prywatne, a 100% od auta na potrzeby firmowe, jeśli prowadzona jest kilometrówka i jest złożony VAT-26 do Urzędu Skarbowego.