Wydatki na rzecz kontrahentów a koszty uzyskania przychodów
2017-03-29
Aby
wydatki na rzecz kontrahentów stanowiły koszt uzyskania przychodów, muszą mieć ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto powinny być one w odpowiedni sposób udokumentowane.
Wydatki na rzecz kontrahentów są często wyłączane z firmowych kosztów z powodu zakwalifikowania ich do kosztów reprezentacji. Zwłaszcza gdy dotyczą one kosztów żywności, napojów (w tym alkoholowych), a także usług gastronomicznych. Mimo że tego typu wydatki wpływają na wysokość przychodu podatnika, nie mogą zostać zaliczone do kosztów jego uzyskania. Właśnie dlatego niezwykle istotne jest precyzyjne określenie, czy są one kosztami zwykłego funkcjonowania firmy, czy może kosztami reprezentacji.
Te dwa pojęcia różni cel:
- kosztami zwykłego funkcjonowania firmy są wydatkami na bieżące potrzeby firmy, np. na reklamę (czyli rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do zakupu)
- wydatki na reprezentację mają związek z kreowaniem pozytywnego wizerunku, podtrzymywaniem dobrego imienia przedsiębiorstwa, a także z ułatwieniem kontaktu z kontrahentami. Pod pojęciem reprezentacji rozumie się „okazałość, wystawność, związane ze stanowiskiem czy pozycją społeczną”.
W przypadku reprezentacji - nawet jeśli ma ścisły związek z osiąganiem przychodów, nie zaliczymy jej do kosztów. Natomiast wydatki o charakterze reklamowym mogą bez limitu stanowić koszt podatkowy. Cały wydatek poniesiony przez firmę w związku z jej działaniami reklamowymi będzie więc stanowił koszt, o ile ma związek z przychodem.
Problemy pojawią się w kwalifikowaniu kosztów do wydatków reklamowych i reprezentacyjnych. Niestety, ustawodawca nadal nie doprecyzował definicji tych pojęć na potrzeby podatkowe.
Wydatki na rzecz kontrahentów - prezenty
- są kosztami uzyskania przychodów - rozdawanie kontrahentom (czyli nieskonkretyzowanej grupie odbiorców) drobnych prezentów o znikomej wartości, opatrzonych logo firmy stanowiących reklamę. Mogą nimi być kalendarze, długopisy, smycze, portfele, albumy itp. Takie działania podnoszą rozpoznawalność firmy na rynku, co niemal zawsze przekłada się na zwiększenie jej przychodów. Prezenty o tak niewielkiej wartości nie mają za zadanie reprezentować firmy i budować jej wizerunku, a jedynie zwiększać u potencjalnych kontrahentów świadomość jej istnienia na rynku. Dlatego klasyfikuje się je jako koszty reklamowe.
Można przekazać kontrahentowi kosz z własnymi produktami. Takie postępowanie bez większych trudności zostaje uznane za działania marketingowe, reklamujące produkt własny. Organy podatkowe z zasady nie kwestionują też zaliczania wydatków na zakup prezentu do kosztów uzyskania przychodu jeśli np.: na prezentach takich zostaną umieszczone wyraźne oznaczenia firmowe, znaki towarowe, logo. Wydatki na takie materiały mogą być wówczas traktowane jak wydatki na reklamę.
- nie są kosztami uzyskania przychodów - prezenty o znacznej wartości wręczane kontrahentom w celu budowy wizerunku firmy i relacji z nim, gdyż mają charakter reprezentacyjny. Kosze z markowymi słodyczami oraz alkohole są także uznawane za koszty reprezentacji.
Wydatki na rzecz kontrahentów - poczęstunek
Spotkania służbowe nierzadko łączą się z przygotowaniem poczęstunku. Wydatki tj. obiad w restauracji z kontrahentem nie są jednoznacznie interpretowane.
- są kosztami uzyskania przychodów - proste przekąski lub napoje. Jeżeli podczas posiłku w restauracji zostanie kontrahentowi przedstawiona oferta naszej firmy, będą z nim przeprowadzane negocjacje lub rozmowa biznesowa albo omawiane szczegóły zawieranego w bliskiej przyszłości kontraktu, wtedy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Nakłady finansowe, które poniósł podatnik, mają na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. Należy mieć mocne dowody w postaci podpisanej umowy lub złożonej oferty, aby obronić ten wydatek, jeśli urząd skontroluje koszty firmy.
- nie jest kosztem uzyskania przychodów - obiad, którego celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika lub wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem.
Wydatki na rzecz kontrahentów - szkolenia
- są kosztami uzyskania przychodów - jeśli najważniejszym celem szkoleń organizowanych przez przedsiębiorców dla kontrahentów jest przekazanie pewnego wycinka wiedzy, informacji lub po prostu reklama towarów lub usług. Nie są kosztami reprezentacji, choć mogą one wpłynąć na postrzeganie firmy. Wtedy nakłady poniesione w związku z wynajęciem sali, zapewnieniem napojów i przekąsek, wynagrodzenie dla osoby szkolącej, materiały szkoleniowe, stanowią koszty podatkowe organizatora. W przypadku szkoleń, kursów czy konferencji usługa gastronomiczna stanowi część szerszego zlecenia.
- nie są kosztami uzyskania przychodów - jeżeli szkolenie zostało zorganizowane w celu budowania relacji z nimi oraz wywołania dobrego wrażenia, a wydatki na jego przeprowadzenie mają charakter reprezentacyjny.
Istotną kwestią w tym kontekście są imprezy towarzyszące szkoleniom, takie jak wycieczki, zabawy taneczne, zawody sportowe. Mają one niewątpliwie charakter rozrywkowy i nie są integralną i konieczną częścią szkolenia, należy je zatem zaliczyć do kosztów reprezentacyjnych. W związku z tym nie mogą stanowić podatkowych kosztów firmowych.
Wydatki na rzecz kontrahentów - przyjęcia okolicznościowe
nie są kosztami uzyskania przychodów. Nie jest tu istotny powód wydania przyjęcia - nawet jeśli jest on w jakiś sposób związany z funkcjonowaniem firmy (na przykład kolejna rocznica jej założenia).
Przyjęcia dla kontrahentów nie można uznać za reklamę, nawet jeśli emblematy firmowe są prezentowane podczas przyjęcia, a na plakatach, banerach czy innych przedmiotach umieszczone jest logo firmy. Takie imprezy mają ewidentnie charakter reprezentacyjny, więc nie stanowią kosztów prowadzenia działalności gospodarczej (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).